| A Comunicação Eficaz - março/2006 |
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Mirian Nasser Gomes* Ainda hoje, em plena era da tecnologia, temos problemas na comunicação. Em recente pesquisa, em empresas multinacionais e de grande porte, os funcionários confirmaram que a falta de comunicação ou a comunicação "truncada" é um dos principais obstáculos ao desempenho profissional dos mesmos. Sabemos que, em qualquer lugar e em qualquer situação, é comum ocorrer problemas na comunicação. Ainda mais quando não temos afinidade com o gestor para quem trabalhamos ou a outros funcionários próximos a nós. Porém, devemos ser profissionais e colocar os interesses da empresa acima de tudo! Mas alguém já parou para refletir como é feita a comunicação no seu dia-a-dia? Será que recebemos e transmitimos bem as informações e/ou recados que são recebidos, sejam mensagens verbais ou escritas? Quanto maior a empresa, maior é a dificuldade na comunicação. Percebi que, ao longo dos meus doze anos de experiência como Secretária Bilíngüe em multinacionais de vários segmentos que, uma profissional realmente eficiente não precisa necessariamente ter "muita idade" ou ter tido muitos empregos. Basta somente que ela tenha bom senso, se preocupe realmente com o outro (seja lá quem for), e esteja atenta aos detalhes. Detalhe: essa é a palavra-chave. Algumas dicas essenciais para uma comunicação eficaz : · Olhe nos olhos da pessoa com quem estiver falando, pois isso demonstra atenção pela pessoa e interesse pelo seu assunto. Não desvie seu olhar para a sua roupa, para alguém que estiver passando ou qualquer outro detalhe. Se isso ocorrer, peça desculpas. Se o contato for por telefone, seja simpática e use um tom de voz agradável. · Pergunte sempre se o assunto é urgente e se outra pessoa poderá ajudar a resolvê-lo. Isso demonstra iniciativa e responsabilidade. · Caso a pessoa com quem estiver falando tenha um imprevisto no momento da comunicação e precisar resolver algum problema naquele exato momento, peça licença, saia da sala e lhe informe depois sobre o recado (caso não seja urgente). Existe coisa pior do que falar com alguém que está com sua · Mantenha uma distância razoável da pessoa quando estiver falando. Nem muito longe, nem muito perto e não se esqueça do seu tom de voz: deve ser agradável e pausado. · Não fique gesticulando demais, pegando na roupa, nos cabelos e tocando demais no ombro, braços e mãos da outra pessoa, pois isso desvia a atenção de quem estiver lhe escutando. E pior, poderão pensar que você tem algum "tique nervoso". · Ao se comprometer com algo relacionado à mensagem informada, faça tudo conforme o combinado. Se algo sair errado, comunique imediatamente ao interessado. · No momento do recebimento da mensagem / recado, anote-o de forma clara e informe-o ao interessado. Se ele (a) não estiver no momento, deixe um bilhete sobre sua mesa ou lhe envie um e-mail. É importante deixar alguns funcionários cientes quando estiver ausente da sala. Não deixe para anotar o recado depois, sua memória poderá falhar. · Ao anotar um recado, faça-o de forma legível, evite erros de Português, coloque o dia, hora, nome e telefone de contato da pessoa e o assunto, se souber. Atenção: não faça o emissor da mensagem repeti-la várias vezes. Preste muita atenção ao que for dito para poupá-lo deste incômodo. · Evite o "achismo". Só se limite a informar exatamente a mensagem que recebeu. Na dúvida, contate novamente a pessoa que lhe transmitiu o recado. · Não se esqueça também de anotar o recado em seu caderno. Quantas vezes seu chefe apagou a mensagem sem querer, perdeu o bilhete com o recado ou ligou da rua perguntando novamente sobre o assunto ? Lembre-se : Ele pode ser descuidado, você não ! Importante : o recado pode ser insignificante ou mesmo sem sentido para você, mas, com certeza não será para quem o receber. Sites em que escrevo: |
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