III Fórum Regional sobre Competências Profissionais – A atuação do profissional de secretariado na gestão publica e na gestão privada.

No último dia 22 de agosto o Sindicato de Secretários e Secretárias do Estado de São Paulo- Sinsesp realizou gratuitamente o III Fórum Regional de Debates sobre Competências Profissionais, no auditório patrocinado pelo Bourbon Convention Ibirapuera. O evento contou com a presença de 240 profissionais de secretariado da capital e de diversas cidades do Estado, assessores, assistentes, coordenadores e professores envolvidos com a formação e qualificação desses profissionais, além de estudantes em graduação tecnológica, bacharelado e pós-graduação.

Foram realizadas palestras com o Professor Raimundo Nonato Junior, que apresentou sua busca por uma abordagem cientificamente embasada para a determinação da importância do papel desempenhado pelos secretários e secretárias nas organizações.

As painelistas Maria de Lourdes Bianchi Ávila, membro da comissão que tem a incumbência de estudar a carreira dos servidores técnico-administrativos da USP. Denise Zaninelli, secretária e docente de Técnicas Secretariais em Curso de Graduação, com experiência em empresas privadas. Leila Barbosa, Coaching Executiva e Empresarial, especialista em Planejamento de Carreiras da FMR, que nos prestigiou com a apresentação de alguns dos riquíssimos resultados de interesse de nossa categoria, obtidos de um dos últimos trabalhos de sua empresa.

Márcia Siqueira, Assessora de Assuntos Técnicos Profissionais da Fenassec, expôs em sua apresentação, que está aprofundando o domínio claro de nosso universo de atuação e de nossas múltiplas especialidades, através da evolução de seu ininterrupto trabalho sobre nossa categoria. Com base em seu trabalho, neste III Fórum Regional, que carrega para o Fórum Nacional sua contribuição no Debate sobre Competências, o Sinsesp lançou uma abordagem de pesquisa que levantará uma ampla coleta de informações sobre o perfil, os inúmeros ambientes e atribuições da categoria.

Além da proposta tema do Fórum Regional, a discussão das atribuições de delimitação do universo ou esfera de competências abarcadas pelo exercício das atividades secretariais e ditas “assessoriais”, os trabalhos apresentados deixaram claro um cenário que expôs três linhas de tendência de propostas de critérios de interpretação e de métodos de definição da natureza, abrangência e atribuições que definam e constituam o universo e o corpo de conhecimento caracterizável como estritos do exercício do Secretariado.

À tarde os profissionais que atuam em áreas públicas e privadas reuniram-se em grupos, onde as experiências relativas às suas atribuições foram amplamente discutidas, para que fossem identificadas as especificidades, horizontes  e tendências nestes universos de atuação. Representantes dos grupos fizeram apresentação de suas conclusões.

O seu sindicato da região de São Paulo sentiu-se muito honrado e pleno de alegrias com a presença e participação ativa e interesse – em pleno sábado, frio, das 9 da manhã até as 18 horas – nos nossos grupos de debates, cuja produção comporá o Forum Nacional, em 2010, em Fortaleza/CE.

RESOLUÇÕES DOS GRUPOS DO III FÓRUM REGIONAL DE DEBATES

Foco 1 – Competências e Habilidades

Técnico:

- Domínio da língua materna com a norma culta.

- Conhecimento da estrutura da reação técnica

- Gerenciamento de tempo

- Utilização dos aplicativos da informática

- Técnicas secretariais

- Atribuições operacionais

- Comprometimento

- Ética

- Pró-atividade

- Iniciativa

- Resiliência

- Administração do tempo

- Flexibilidade

- Discrição

- Equilíbrio emocional

- Relacionamento interpessoal

- Motivação.

Tecnólogo

- Gerenciamento de tempo

- Domínio da língua materna com a norma culta

- Técnicas secretariais (comportamento, atitude, postura etc)

- Utilização dos aplicativos da informática

- Gerenciamento

- Comprometimento

- Ética

- Pró-atividade

- Iniciativa

- Resiliência

- Administração do tempo

- Flexibilidade

- Discrição

- Equilíbrio emocional

- Relacionamento interpessoal

- Motivação.

Bacharel

- Domínio multidisciplinar técnico e estético

- Assessorar o executivo no gerenciamento no fluxo de informações

- Preparar documentos com qualidade

- Gerenciamento de tempo

- Conhecimento da língua estrangeira

- Técnicas secretariais

- Organização de evento

- Formação humanista

- Ter dinamismo, capacidade de administrar conflitos, criatividade, pró- atividade, relação inter-pessoal equilibrada.

- Utilização dos aplicativos da informática de forma ampla.

- Estímulo ao início da pesquisa acadêmica

- Desenvolvimento do espírito crítico.

- Trabalho em equipe

- Domínio de outros idiomas

- Cultura geral/visão de mercado

- Comunicação eficaz

- Relacionamento inter-pessoal

- Ética

- Visão sistêmica/planejamento estratégico

- Comprometimento

- Pró-atividade

- Iniciativa

- Resiliência

- Administração do tempo

- Flexibilidade

- Discrição

- Equilíbrio emocional

- Relacionamento interpessoal

- Motivação.

Foco 2 – Atribuições do Profissional de Secretariado

- Arquivo

- Organização de eventos

- Organização de viagens corporativas (passagens/hotéis/traslados)

- Redação de documentos

- Pagamentos e recebimentos

- Distribuição de correspondências

- Controle de agenda

- Tarefas administrativas

- Compras de materiais

- Gerenciamento dos serviços gerais

- Atendimento ao cliente interno/externo

- Distribuição de tarefas

- Organização de reuniões

- Pesquisa de informações

- Atender clientes externos e internos: pessoal, telefônico e virtual.

- Administrar equipes (Office-boy, funcionários, outros)

- Planejar o layout de ambiente (cuidar de toda a organização do local de trabalho)

- Auxiliar chefia na tomada de decisões (se necessário, substituir o executivo)

Foco 3 – Atribuições Identificadas

Técnico em Secretariado: atividades operacionais, tais como atendimento telefônico e anotações de recado sem obrigação de resolver o problema.

Tecnólogo em secretariado: atividades táticas, tais como direcionamento das informações.

Bacharel em Secretariado Executivo: mesmas funções do técnico e do tecnólogo, com o diferencial de ter autonomia de resolução de problemas.

Foco 4 - Especificidade das Competências e Habilidade por nível de atuação

- Técnico em Secretariado e Tecnólogo são atividades mais operacionais e com menor nível de responsabilidade/autoridade.

- Bacharel: assessora a diretoria e/ou presidência com poderes de decisão, negociação, etc.

Foco 5 - Diferencial Setor Público e Privado

- Do ponto de vista de formação e habilidades não difere muito.

- As diferenças são quanto à “cultura”, forma de atuação, autoridade e responsabilidade, sistema de avaliação de desempenho/promoções e quanto à autonomia.

- A principal diferença é a falta de autonomia nas instituições públicas.

- O serviço público é regido por leis, através dos órgãos competentes, porém se aceita inovações.

- No serviço privado você necessita ser competente e ter o diferencial para manter-se no mercado de trabalho.

- No órgão publico o colaborador tem que se adequar a sua infra-estrutura. Já em uma empresa privada, o  colaborador tem acesso fácil aos recursos de última geração, facilitando assim o desempenho das atividades diárias.

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