Otimizar a gestão de tarefas é um constante desafio no dia a dia organizacional. A cada momento surgem novas atividades a serem concluídas e administrar o tempo nem sempre é uma tarefa simples. Por isso, saber como gerenciar as demandas do seu gestor é uma atitude essencial para não se perder ao longo do caminho.

Sabemos que administrar todas essas tarefas exigem muita expertise e planejamento. Por isso, é fundamental que você seja uma pessoa organizada e comprometida, além de não ter medo de trabalhar sob pressão.

Quer conhecer algumas dicas para ajudar a gerenciar as demandas do seu gestor? Continue a leitura e aprenda!

1. Use a tecnologia ao seu favor

Na atualidade, existem diversos softwares para a gestão de tarefas, que ajudam a lembrar das tarefas e ainda marcar os itens mais urgentes. Além disso, eles permitem manter um histórico mais organizado — assim, você evita, por exemplo, de realizar a mesma tarefa mais de uma vez.

Se a empresa que você trabalha não tem condições financeiras de mandar confeccionar um software personalizado para a sua demanda, você pode utilizar alguns aplicativos que ajudam a organizar a rotina:

• Google Drive;
• Trello;
• Evernote;
• Monday;
• Todoist.

2. Tenha um bom planejamento

Um bom planejamento é essencial para alcançar ótimos resultados no trabalho. Assim, você pode delegar as tarefas que você não precisa realizar e organiza a sua rotina com mais facilidade.

Além disso, uma boa programação de atribuições é a principal responsável por organizar melhor as demandas mais urgentes e também prepara você melhor para lidar com imprevistos.

3. Crie um cronograma de tarefas

Tenha uma agenda muito bem administrada. Para isso, crie um cronograma de tarefas para aumentar a sua produtividade no trabalho. Separe a sua rotina por dia, horário e por prioridades.

Ao final do dia, reserve um tempo para avaliar como foi a sua produtividade e analise o que você pode melhorar para o dia seguinte. Nesse momento, você pode passar para o dia seguinte tudo o que não conseguiu realizar naquele momento. Com o tempo, você consegue encaixar melhor o volume de trabalho na rotina de trabalho.

4. Não leve trabalho para a casa

A não ser que você trabalhe no modo home office, jamais leve trabalho para casa. Organize a sua rotina no trabalho e tire um tempo diário para descansar, aproveitar a sua família, amigos ou fazer outras atividades que fazem bem.

Isso porque, muitas pessoas que não sabem administrar o seu tempo, levam trabalho para casa e acabam não descansando. Assim, não renovam as suas energias para o dia seguinte. Com o tempo, isso se transforma em estresse, improdutividade e causa diversos malefícios para a sua saúde.

Por isso, é essencial saber organizar bem a sua rotina e, caso você esteja muito sobrecarregado, vale a pena conversar com o seu gestor e solicitar uma estagiária ou começar a terceirizar algumas de suas atividades.

5. Aposte em técnicas de gestão do tempo

Existem diversas técnicas que ajudam a administrar o tempo no dia a dia organizacional. Elas ajudam a manter o foco e não deixar nenhuma tarefa passar despercebida. Veja quais são as principais:

O Método Pomodoro  se resume em fazer pausas alternadas durante as atividades, separando as horas em períodos de foco com intervalos curtos para o descanso.

O Método Kanban se resume em organizar as tarefas pelo seu status, distribuindo toda a rotina em quadros com classificações.

O Método GTD tem foco na execução e no desenvolvimento de um fluxo que ajuda a organizar a rotina em algumas etapas, tais como: capturar, esclarecer, refletir e engajar.

E aí? Gostou das nossas 5 dicas para gerenciar as demandas do seu gestor? Você tem mais alguma dica para compartilhar com a gente? Então, deixe um comentário e nos marque nas suas mídias sociais!

Assessoria de Imprensa SINSESP/DEVELOP/COINS