Sou uma pessoa inquieta, pessoal, e isso, profissionalmente falando; mas sempre nas minhas andanças e experimentos do que é novo ou desafiador eu me deparo com a ciência do secretariado e todas as suas possibilidades cercando a minha vida.

Em São Paulo, atuei como Consultora de Imagem com foco majoritariamente no mundo corporativo e no atendimento a Secretárias Executivas, mundo ao qual eu tenho pertencimento e facilidade de diálogo. Nesta mesma fase, quando um ciclo de conquistas se completava, a inquietude voltava a me procurar. Conheci, então, a Assessoria Remota, um ramo apaixonante que acalenta muitas das minhas inquietações ao mesmo tempo em que estimula e acende tantas outras.

Pois bem… atuando com ambas as atividades, pude perceber um assunto não muito abordado, mas muito utilizado no dia a dia e que, da maneira certa, cativa e conquista fãs e clientes: A Etiqueta Corporativa Virtual.

Há muito tempo se fala em etiqueta, desde a época das grandes recepções de Versailles no reinado de Maria Antonieta, quando se estabeleceu maneiras de sentar, falar, gesticular, se assear e comer. Tudo isso era estabelecido e cobrado para que se pudesse diferenciar nobreza e realeza.

Adaptamos e levamos estas maneiras para o dia a dia, transformamos a ação em regras e boas maneiras para nos portarmos em diferentes locais e cerimoniais. Mas essa parte nós secretários já estamos acostumados, devido a tantos eventos, reuniões e receptivos que precisamos gerenciar e assessorar ao longo da nossa trajetória.

Contudo, hoje quero falar da etiqueta contemporânea, atual, e sigo a conceituação do professor Leandro Karnal, que explica que etiqueta vem do termo pequena ética – para se fazer acolhedor e perceber o outro. E daqui tiro uma das bases para a Etiqueta Corporativa – a empatia.

Etiqueta Corporativa, falando de maneira simplificada, mas de entendimento sagaz, é o conjunto de regras e comportamentos que devemos ter em nosso ambiente profissional – seja ele presencial (encontros, congressos, escritórios, salas de aula, visitas, entrevistas, entre outros), seja virtual (redes sociais, e-mails, mensagens e ligações).

No nosso dia a dia, porém, acabamos por realizar ou quebrar (aí entra o perigo) inúmeras regras de etiqueta, seja ao responder o “Bom dia!” no grupo de WhatsApp, encaminhar e-mail de um cliente para um fornecedor ou cumprimentar um cliente ou chefe em potencial.  Essa Etiqueta é basicamente tratar o outro da maneira mais polida e formalmente atenciosa possível; parece difícil, mas eu diria que é muito mais desafiador do que complicado.

A ideia é trazer a empatia em um nível acima do que você já utiliza e cada vez mais aumentar o seu indicador comparativo sobre ela. As regras são simples, pense em quanto tempo você julgaria que uma pessoa é ágil, eficiente e eficaz ao receber uma resposta ou uma solução simples por e-mail ou mensagem, ou então: quanto de “intimidade” você gostaria de ter com alguém que só conhece profissionalmente? Tudo isso é facilmente entendido quando respondemos a esta pergunta da maneira mais ponderada possível.

Não gosto de ditar regras e conceitos, pois acredito que cada situação pede uma compreensão e uma atitude, mas algumas dicas rápidas podem ajudar. Então, seguem atitudes que tenho e repasso para orientar meus clientes, já que foram testadas de fato e devem ser compartilhadas:

  • Se o seu WhatsApp serve tanto para o seu trabalho quanto para o seu lazer, não compartilhe mensagens ou fotos no seu status que podem te prejudicar no primeiro.
  • A foto de Perfil, se o seu WhatsApp pode ser em algum momento utilizado para contato com equipe ou clientes, não deve ser com roupas ou poses que você não se sentiria bem fazendo em uma reunião.
  • Grupos de trabalho ou de temas específicos são apenas para este intuito, não precisam de piadas, correntes ou mensagens fofas de “Bom dia!”.
  • Cuidado com o tamanho e volume dos seus áudios, fique atento ao local em que você está ao gravar (o banheiro, por experiência própria, apesar de silencioso não é o mais adequado).
  • Se visualizou e o horário ainda é comercial ou não passa de 20h é de bom tom responder em 15 a 30 minutos.
  • Desativou a função que mostra quando você leu mensagem? Cuidado, isso pode passar a sensação de pessoa não confiável. Precisa que o seu WhatsApp tenha essa peculiaridade? Seja atencioso e responda em até 15 minutos.
  • Se o assunto é urgente e ainda não são 8h ou já passou das 20h – Cumprimente a pessoa que deseja falar e peça desculpas pelo horário, justificando o contato – isso vale também para e-mails e ligações – mas opte sempre pelos dois primeiros no adiantado da hora (ligações se tornaram complicadas).
  • Falando em ligações, sempre que precisar realizar alguma, após o cumprimento e sua identificação (ninguém é obrigado a ter seu contato no telefone) pergunte se a pessoa pode falar naquele momento.
  • Tenha você sempre os contatos no telefone, atender já identificando quem é e, portanto, sabendo mais ou menos o assunto, te faz ter muitas vantagens de resposta.
  • Nas redes sociais, entenda o objetivo de cada uma, e não as confunda, mesmo que você tenha muitas, paquerar no Linkedln é cavar sua cova para boas indicações profissionais, por exemplo.
  • Ainda falando em redes sociais, evite conflitos e temas polêmicos, deixe estes para a mesa do bar, encontros de amigos ou família e, de preferência, debatendo as diferentes visões amigavelmente.
  • Seja sempre receptivo, mas cauteloso, nunca deixe de cumprimentar alguém. Lembra dos nossos pais e suas “palavrinhas mágicas”? Elas servem para a vida toda!

Pois bem… Não é tarefa fácil amar e assimilar a etiqueta em todas as suas versões, mas a corporativa, e principalmente ela, devemos respeitar.

Tem dúvidas sobre esse assunto? Gostaria de debater diferentes visões e dividir experiências? Entre em contato comigo!


FRANCINE GARBELOTTI
Consultora de Imagem e Estilo
Secretária Executiva