O profissional de secretariado, no seu contexto organizacional, pode assumir vários conhecimentos e ser conhecedor de tecnologias para atender os objetivos gerenciais e organizacionais, a fim de ressignificar a sua atuação laboral. Uma dessas tecnologias é o mapeamento de processos, em que são necessários esclarecimentos: no mapeamento, um processo é destrinchado em várias etapas e atividades para aprimorar um assunto que está sendo trabalhado. De forma que o processo é a sequência de entradas de acordo com assuntos, recursos e atividades, para gerar saídas que correspondem aos objetivos organizacionais.

Desse modo, ele pode contribuir para um diagnóstico das atividades secretariais, bem como auxiliar na construção de indicadores e, finalmente, poder disseminar conhecimento do que o secretário/a faz e quais os seus desdobramentos para suas equipes, colegas de trabalho e gestores.

Uma experiência bastante interessante que tive ao perceber a nítida relação entre processos e a profissão de secretariado, foi com o desenvolvimento da minha dissertação intitulada “MAPEAMENTO E ANÁLISE DOS PROCESSOS SECRETARIAIS DAS UNIDADES ACADÊMICAS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARÁ, CAMPUS UNIVERSITÁRIO DE BELÉM”, que defendi ano passado (2017). O público-alvo da pesquisa foram os servidores que atuavam na função de secretário/a executivo/a nas Unidades Acadêmicas do Campus Universitário de Belém, da Universidade Federal do Pará. Os resultados foram bastante interessantes. Através de entrevistas em grupo foram descobertos nove processos que são realizados nas secretarias: 1) Assessoria à direção geral; 2) Gerenciamento de reuniões; 3) Gerenciamento da informação; 4) Coordenação de equipes; 5) Atendimento ao público; 6) Coordenação da agenda; 7) Gestão de documentos; 8) Operação de Sistemas de Gestão; e 9) Organização de eventos.

Só que pelos princípios de mapeamento de processos, é necessária a priorização para poder estudar quais necessitam de melhorias significativas. Assim, em outra etapa da pesquisa, os próprios secretários votaram, através de enquete eletrônica, quais os processos que poderiam ser aprimorados, os quais foram: Assessoria à direção geral, Gestão de documentos e Atendimento ao Público. Tudo a ver com as nossas atribuições profissionais, não é?

Então, através de uma rodada de entrevistas individuais, foi possível mapear os processos, bem como propor melhorias, através de representações gráficas denominadas mapas de processos. Ou seja, como a pesquisa pode contribuir para uma delimitação e definição melhor de nossas atividades, não é mesmo?

A partir do que foi minimamente exposto, espera-se que os leitores desse blog possam se apropriar dessa tecnologia visando otimizar as atividades em seus ambientes laborais, além de promover iniciativas que tragam mudanças positivas para a atuação profissional a partir da elaboração de novas pesquisas e a aplicação dessa e de outras ferramentas de gestão.

Para quem quiser conferir detalhadamente como os processos foram aprimorados, baixem a minha dissertação.

Para finalizar, gostaria de reiterar o meu agradecimento ao SINSESP pela oportunidade incrível de poder contribuir com o Secretariado!

RAUL VITOR OLIVEIRA PAES
Mestre em Gestão Pública pela UFPA
Vice-Tesoureiro da Associação Brasileira de Pesquisa em Secretariado – ABPSEC
Secretário Executivo da UFPA

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